Sådan får du mere ud af dine to do-lister i 2019

Af Jesper Pedersen, HK/ Privat

Lav en liste over det, du skal nå. Og så lav det. Det lyder simpelt, men alt for mange bruger to do-lister forkert og risikerer at blive direkte demotiverede af dem, mener Trine Kolding, forfatter og ekspert i effektivitet og planlægning.

Det har stor betydning for din arbejdsglæde, at du når i mål med det, du planlægger.

Det har stor betydning for din arbejdsglæde, at du når i mål med det, du planlægger. Foto: Foto: Bax Lindhardt, Ritzau/Scanpix

Denne artikel er tidligere bragt på HK privat og bringes på A4 Jobliv i samarbejde med HK privat.

1. Vælg et system, og vær tro mod det

Én opgave står i din papirkalender, en anden i din elektroniske kalender, og en helt tredje i din digitale app. Det er den sikre måde at miste overblikket over sine arbejdsopgaver. Derfor er det første, meget vigtige råd, at du skal beslutte dig for ét system for din to do-liste til at holde overblik over dine arbejdsopgaver. Det er ikke så afgørende, om du helt lavpraktisk benytter dig af blok og kuglepen eller tager en af de mange forskellige apps, som findes til to do-lister, i brug. Så længe du kun bruger én. 

Læs også: 10 gode råd til at undgå støj i storrumskontoret

2. Brug listen som et styringsredskab

En to do-liste er en liste over opgaver, som du kan styre din arbejdsdag konkret efter i løbet af en arbejdsdag, og ikke en tøm-hovedet-liste eller ønskeliste over alt det, du godt kunne tænke dig at lave i løbet af dagen. Det kan sagtens være en god idé at lave en tøm-hovedet liste først, som du herefter laver en to do-liste ud fra, hvor der konkret står, hvad du skal lave hvornår. Det kan være en rigtig god idé at lave to do-listen til næste dag, som det sidste, du gør, inden du går hjem. Så er det nemmere at holde fri. 

3. Bliv ikke for tidsoptimistisk

Du skal som hovedregel kunne nå det, der står på din to do-liste. De fleste kan sjældent nå så meget, som de tror, de kan. Hvis du dag efter dag kun når halvdelen af de ting, du har på din to do-liste, så risikerer du, at din liste bliver til dårlig samvittighed i stedet for den hjælp, den skulle have været. Det er ikke godt for arbejdsglæden.

4. Prøv at lave et budget over din tid

I forlængelse af for optimistiske to do-lister kan det være særdeles brugbart at lave en lille øvelse til at træne din evne til tidsestimering: ud for hver af dine opgaver noterer du, hvor lang tid du regner med, at den vil tage, og efterfølgende, hvor lang tid det reelt tog. Du vil sandsynligvis blive overrasket, og når du bliver bedre til at estimere din tid, kan du redde dig selv for mange frustrationer og blive bedre til at lave en realistisk to do-liste. 

5. Prioriter dine opgaver

Sørg for at prioritere de vigtigste opgaver i forhold til deadline og væsentlighed. Beslut dig fx for, hvilke tre opgaver der er de absolut vigtigste at nå. Hvis du ikke gør det og sidder med en lang liste over opgaver, så falder du nemt i den fælde at lave 3-4 af de hurtige og nemme opgaver, som ikke nødvendigvis er de vigtigste. For man skal ikke undervurdere den psykologiske værdi af at sætte hak og dermed opleve en fremdrift. 

6. Del store opgaver op i mindre dele

Det kan være uoverskueligt at sidde med en stor, omfattende opgave under kun ét punkt på din to do-liste. Det er simpelthen en åben invitation til overspringshandlinger. Den helt simple løsning er at dele større opgaver op i mindre bidder og tage en bid - og få et hak på to do-listen - ad gangen. På den måde opnår du en fremdrift, som er psykologisk vigtig, i stedet for at den samme store opgave bare flytter sig videre til måske de næste mange dages to do-liste. 

7. Hav styr på, hvor vigtig en opgave er

Alle dine opgaver på to do-listen er du nødt til at vide, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er. Er det en 12-tals-opgave, eller kan du nøjes med at aflevere til et 7-tal?. Hvis du ikke ved det, så må du spørge din chef. Alle dine opgaver kan ikke haste lige meget eller være lige vigtige. 

8. Lav én opgave ad gangen

Når du sidder der med din prioriterede to do-liste, så sørg for så vidt muligt at løse én opgave ad gangen, indtil den er færdig og kan hakkes af, i stedet for hele tiden at veksle mellem de forskellige opgaver. Undersøgelser viser, at det tager dobbelt så lang tid samlet set at løse en række opgaver, hvis vi multitasker, i stedet for at tage én opgave ad gangen. 

9. Sæt tid af til uforudsete opgaver

Det har stor betydning for din arbejdsglæde, at du når i mål med det, du planlægger. Det gør du sjældent, hvis du ofte bliver afbrudt med uforudsete opgaver. Uforudsigelighed er en præmis i langt de fleste job i dag. En god tommelfingerregel er at planlægge 60 procent af din dag og lade resten stå åbent - så er sandsynligheden for at nå alt, hvad du havde sat dig for, langt større. 

10. Lav også en done-liste 

Netop uforudsete opgaver betyder jo, at du laver mange andre ting, end der står på din to do-liste. Men du har måske glemt alle de små ad hoc-opgaver, inden dagen er omme. Derfor kan det have en vigtig psykologisk effekt løbende at lave en kort done-liste over alle de opgaver, du har lavet i løbet af dagen. Det kan være motiverende at vende fokus fra det, du ikke nåede, til det, du nåede. Gør du det systematisk, kan du også finde et mønster i, hvad du faktisk bruger din tid på. Det kan være meget lærerigt.